Функціональне значення номенклатури справ у структурі документаційного забезпечення управління
DOI:
https://doi.org/10.36273/2076-9555.2025.8(349).29-35Ключові слова:
номенклатура справ, документообіг, електронний документообіг, автоматизація, ефективність управлінняАнотація
У статті розглянуто роль номенклатури справ як одного з основних інструментів організації ефективного документообігу в установах різних форм власності. Окреслено значення номенклатури справ у контексті оптимізації процесів опрацювання, формування й архівного зберігання документів, а також її вплив на підвищення оперативності та точності в роботі з документами. Розглянуто сучасні підходи до формування номенклатури справ, зокрема в умовах електронного документообігу.
Проаналізовано теоретичні та практичні аспекти використання номенклатури справ для оптимізації
процесів діловодства, систематизації документаційного фонду й забезпечення ефективного управління документаційними ресурсами організації. Визначено вплив номенклатури справ на раціоналізацію діловодства й забезпечення оперативного доступу до інформації. Розглянуто важливість номенклатури справ як інструменту для забезпечення збереженості документаційного фонду та його використання в управлінській діяльності, впровадження й адаптації в контексті цифровізації документообігу, а також роль у забезпеченні відповідності нормативно-правовим вимогам і стандартам організаційної діяльності.
Висвітлено переваги використання номенклатури справ для зменшення витрат часу на пошук документів, підвищення ефективності управлінських процесів і зниження ймовірності помилок під час опрацювання інформації. Увагу зосереджено на перспективах розвитку номенклатури справ в умовах цифровізації й автоматизації діловодства. Виокремлено та досліджено автоматизовані системи документообігу з можливістю формування номенклатури справ.
Посилання
Василенко Д., Бутко М. Пріоритетні напрями цифровізації архівної справи. Electronic National Academy of Ukraine on Culture And Arts Management Staff Institutional Repository. 2021. URL: http://elib.nakkkim.edu.ua/handle/123456789/4129.
Гаврилюк М., Думин І. Інформаційна система для перевірки номенклатури справ. Вісник Книжкової палати. 2023. № 8. С. 23—28. DOI: 10.36273/2076-9555.2023.8(325).23-28.
Матвієнко О., Цивін М. "Цифрові" професії інформаційного фахівця: освітні перспективи і вимоги ринку праці. Український журнал з бібліотекознавства та інформаційних наук. 2021. № 7. С. 58—70. DOI:
https://doi.org/10.31866/2616-7654.7.2021.233279.
Перчук О., Вовченко Р., Артюх О. Особливості впровадження цифровізації документообігу в державних установах (на прикладі бібліотек та архівів). Економіка та суспільство. 2023. № 53. URL: https://economyandsociety.in.ua/index.php/journal/article/view/2684/2599.
Покотилюк В. Проблеми у формуванні номенклатури справ та способи їх усунення. Інформаційні технології і системи в документознавчій сфері. 2024. С. 22—24. URL: https://jitas.donnu.edu.ua/article/view/15302.
Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22.05.2003 № 851-IV. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15.
Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та
органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів :
Наказ від 12.04.2012 № 578/5. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text.
Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах,
органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : Наказ від 18.06.2015 № 1000/5. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text.
Про Національний архівний фонд та архівні установи : Закон України від 24.12.1993 № 3814-XII. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text.
Про Порядок складання номенклатур справ у міністерстві : Наказ від 13.03.2006 № 183. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0183290-06#Text.
У Львівській політехніці розробили систему штучного інтелекту для роботи з архівами. За матеріалами
сайту "Суспільне. Новини". 3.03.2022. Національний університет "Львівська політехніка". URL: https://lpnu.ua/news/u-lvivskii-politekhnitsi-rozrobyly-systemu-shtuchnoho-intelektu-dlia-roboty-z-arkhivamy.
Чукут С., Карапозюк А. Цифровізація процесів архівної справи в контексті формування національного
архівного фонду та його інтеграції у світовий інформаційний простір. Інвестиції: практика та досвід. 2023. № 24. С. 163—170.
Чумак Є. Трансформація інформаційних ресурсів публічних бібліотек України в сучасних умовах. Український журнал з бібліотекознавства та інформаційних наук. 2022. № 10. С. 36—48. DOI: https://doi.org/10.31866/2616-7654.10.2022.269445.
##submission.downloads##
Опубліковано
Номер
Розділ
Ліцензія
Надсилаючи авторський оригінал статті в редакцію, автор тим самим дає згоду на використання його персональних даних для публікації в журналі, а також на розміщення статті в електронній версії журналу на веб-сайті Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського відповідно до наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 17 жовтня 2012 року № 1111 "Про затвердження Порядку формування Переліку наукових фахових видань України".
Авторський оригінал має бути завершеним твором і не може доопрацьовуватись автором після прийняття редакцією.
Статті, що не відповідають викладеним вимогам, або містять не всі елементи (наприклад, без індекса УДК), редакцією не приймаються. Оригінали, не прийняті до опублікування, авторам не повертаються.
Редакція має право робити редакційні правки, які не впливають на смисл тексту. Правки узгоджуються з автором.
Публікація статей в журналі безоплатна. Авторський гонорар не виплачується й авторський примірник не надається.
Автори, які хочуть придбати журнал, зазначають це в листі при надсиланні матеріалів до редакції, вказавши електронну адресу для надсилання рахунку за примірник журналу. Отримати примірник можна після надходження коштів на рахунок Книжкової палати. Без попереднього замовлення придбати примірник журналу не можна.
